1. Qui est responsable de vos données

Berenger.dev SRL, Rue Sainte Anne, Termes 8, 6813 Chiny, Belgique, numéro d’entreprise 0787.693.448, qui édite Swimlane (« nous »), est responsable du traitement des données décrites dans la présente politique.

Pour toute question ou demande sur vos données : hello@getswimlane.com. Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données ; cette adresse est lue par la personne qui en assume la responsabilité.

Cette politique concerne les visiteurs de getswimlane.com, les utilisateurs de l’application Swimlane et les personnes qui nous écrivent. Si vous êtes une personne dont les données ont été importées dans Swimlane par l’un de nos clients, lisez directement la section 9 ci-dessous.

2. Ce que nous traitons, pourquoi et combien de temps

2.1 Votre compte

Données : prénom, nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme hachée), langue, photo de profil, Organisation et rôle, invitations envoyées et reçues ; lors de la connexion et de la création du compte, adresse IP, navigateur et localisation approximative déduite de l’adresse IP ; codes de vérification envoyés par e-mail ; date et version des Conditions générales acceptées.
Pourquoi : créer votre compte, vous authentifier, gérer votre Organisation.
Base légale : l’exécution du contrat.
Durée : tant que votre compte existe ; 24 heures pour les codes de vérification.

2.2 Votre compte LinkedIn et le fonctionnement du Service

Données de connexion : l’adresse e-mail de votre compte LinkedIn et la session LinkedIn (cookies), conservées chiffrées ; votre identifiant de membre LinkedIn ; les caractéristiques techniques du navigateur utilisé pour la session ; le pays et la région que vous indiquez. Votre mot de passe LinkedIn transite par nos serveurs le temps d’ouvrir la session, mais n’est pas conservé.
Données issues de votre compte LinkedIn : votre profil, vos relations, vos conversations et messages, vos invitations, les visiteurs de votre profil et les interactions avec les publications que vous choisissez d’analyser.
Données que vous créez : notes, étiquettes, listes, pipelines, rappels, campagnes, modèles de messages, description de votre profil de client idéal, réponses aux questions sur votre activité et votre contexte, profil de ton déduit des messages que vous avez envoyés.
Journal d’activité : les actions effectuées par le Service pour vous (imports, invitations, messages), pour appliquer les limites quotidiennes et préparer le récapitulatif d’équipe.
Pourquoi : fournir le Service (synchronisation, CRM, automatisations).
Base légale : l’exécution du contrat.
Durée : la session LinkedIn jusqu’à ce que vous déconnectiez votre compte LinkedIn ; le reste tant que votre compte existe. Les journaux techniques des appels effectués vers LinkedIn sont conservés 7 jours.

Les données des personnes que vous prospectez sont traitées pour votre compte : voir la section 9 et l’Accord de sous-traitance des données.

2.3 Les fonctionnalités d’intelligence artificielle

Données : les informations nécessaires à la tâche demandée, par exemple le profil d’un contact, des extraits de conversation, vos notes et le contexte de votre activité.
Pourquoi : analyser vos contacts, suggérer des réponses et des messages, générer les messages des campagnes que vous configurez, et lire le sens des réponses que vous recevez (intéressé, à recontacter plus tard, question, pas intéressé) pour trier votre boîte de réception et adapter la suite d’une campagne — par exemple arrêter une séquence quand la personne décline.
Base légale : l’exécution du contrat.
Durée : les résultats sont conservés dans votre compte tant qu’il existe. Nos fournisseurs d’intelligence artificielle ne conservent les requêtes que pendant la durée indiquée sur la page Sous-traitants ultérieurs et ne les utilisent pas pour entraîner leurs modèles.

2.4 Les e-mails de service

Données : adresse e-mail, prénom, langue, contenu du message.
Pourquoi : vous envoyer les e-mails nécessaires au Service : codes de vérification, réinitialisation du mot de passe, invitations, récapitulatifs d’activité d’équipe quotidiens ou hebdomadaires lorsque votre Organisation les active, avertissement avant suppression d’une Organisation désactivée, accusé de réception d’une rétractation.
Base légale : l’exécution du contrat. Nous n’envoyons pas de newsletter ni d’e-mail publicitaire.
Durée : les journaux d’envoi sont conservés par notre prestataire d’e-mail selon la durée indiquée sur la page Sous-traitants ultérieurs.

2.5 La facturation

Données : nom, adresse e-mail, adresse de facturation, numéro de TVA, historique d’abonnement et de paiement, factures, nombre de Membres facturés ; le cas échéant, l’organisation qui vous a recommandé Swimlane et les commissions associées. Les données de carte sont traitées exclusivement par Stripe.
Pourquoi : encaisser les paiements, émettre les factures, respecter nos obligations comptables et fiscales.
Base légale : l’exécution du contrat et nos obligations légales.
Durée : 10 ans pour les factures et les pièces comptables, comme l’impose le droit belge ; le reste tant que votre compte existe.

2.6 La rétractation des consommateurs

Données : nom, adresse e-mail, contrat concerné, date et heure de la rétractation.
Pourquoi : traiter votre rétractation, vous rembourser et pouvoir en justifier.
Base légale : nos obligations légales.
Durée : jusqu’à l’expiration des délais de prescription applicables, au plus 10 ans.

2.7 La sécurité et la prévention des abus

Données : adresse IP, navigateur, journaux d’appels à l’API, compteurs de limitation de débit, rapports d’erreurs techniques.
Pourquoi : protéger le Service, nos clients et nos utilisateurs contre la fraude, les abus et les attaques, et corriger les erreurs.
Base légale : notre intérêt légitime à sécuriser le Service.
Durée : 12 mois au plus ; une heure pour les compteurs de limitation.

2.8 Les statistiques d’utilisation

Sans cookie ni traceur : nos serveurs enregistrent quelques événements clés liés à votre compte (création du compte, connexion de LinkedIn, création de contacts, envoi de messages, exécution d’automatisations, évolution de l’abonnement) afin de comprendre comment le Service est utilisé et de l’améliorer. Base légale : notre intérêt légitime. Vous pouvez vous y opposer en nous écrivant.
Avec votre consentement : mesure d’audience du site et de l’application, cartes de chaleur et enregistrements de session masqués, détaillés dans la Politique cookies. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
Durée : selon la durée indiquée sur la page Sous-traitants ultérieurs pour notre outil de statistiques.

Nous utilisons aussi des statistiques agrégées, qui ne permettent d’identifier personne, pour piloter notre activité.

2.9 Le support

Données : nom, adresse e-mail, photo, Organisation, abonnement, langue, identifiant LinkedIn, contenu de vos échanges avec nous.
Pourquoi : répondre à vos questions et résoudre vos problèmes.
Base légale : l’exécution du contrat pour nos clients, notre intérêt légitime à répondre aux visiteurs.
Durée : 3 ans après le dernier échange.

2.10 Le formulaire de contact et les e-mails que vous nous envoyez

Données : nom, adresse e-mail, objet, message, langue ; votre adresse IP, utilisée uniquement pour limiter le nombre d’envois.
Pourquoi : vous répondre.
Base légale : notre intérêt légitime à répondre aux demandes, ou les mesures précontractuelles que vous sollicitez.
Durée : 3 ans après le dernier échange ; une heure pour la limitation des envois. Les messages du formulaire nous parviennent par e-mail et ne sont pas enregistrés dans notre base de données.

3. Qui reçoit vos données

Notre équipe, dans la limite de ce dont elle a besoin.
Les Membres de votre Organisation, qui partagent les données de l’espace de travail.
Nos sous-traitants (hébergement, stockage, e-mail, intelligence artificielle, statistiques, support, paiement), liés par contrat et listés sur la page Sous-traitants ultérieurs.
Stripe, qui agit aussi comme responsable du traitement pour ses propres obligations (prévention de la fraude, obligations légales).
LinkedIn, lorsque le Service effectue sur votre compte LinkedIn les actions que vous déclenchez.
Les outils que vous connectez (webhooks, API publique, intégrations), qui reçoivent les données que vous choisissez de leur envoyer.
Les autorités, uniquement lorsque la loi nous y oblige.
Un repreneur, si Swimlane est cédé ; il est alors tenu par la présente politique.

Nous ne vendons pas vos données et ne les partageons pas à des fins publicitaires.

4. Transferts hors de l’Espace économique européen

Nos serveurs et notre base de données sont situés en France, nos fichiers aux Pays-Bas. Certains sous-traitants sont établis hors de l’Espace économique européen, en particulier aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par une décision d’adéquation de la Commission européenne, notamment le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les entreprises certifiées, ou par les clauses contractuelles types de la Commission. La page Sous-traitants ultérieurs indique le mécanisme applicable à chacun. Vous pouvez nous demander une copie des garanties.

5. Sécurité

Connexions chiffrées, session et adresse e-mail LinkedIn chiffrées au repos, mots de passe hachés, accès restreints à la production, cloisonnement des données par Organisation, sauvegardes conservées 14 jours : les mesures sont détaillées en annexe de l’Accord de sous-traitance des données. Si une violation de données présente un risque élevé pour vos droits, nous vous en informons dans les meilleurs délais.

6. Suppression de votre compte et désactivation

Suppression par vous. Le propriétaire d’une Organisation peut supprimer le compte et toutes ses données depuis les paramètres de l’Organisation ; un Membre peut supprimer son propre profil. La suppression est immédiate dans notre base de données et met fin à la facturation ; les copies de sauvegarde disparaissent au plus tard 14 jours après. La session LinkedIn et les données de connexion associées sont supprimées de nos serveurs.
Désactivation. Une Organisation sans abonnement actif (impayé, résiliation, essai non converti) est désactivée : ses données sont conservées pour lui permettre de revenir. Après 12 mois de désactivation, elle est supprimée automatiquement, après un avertissement envoyé au moins 30 jours avant.
Ce qui subsiste après la suppression : les factures et pièces comptables pendant la durée légale, la trace d’une éventuelle rétractation, nos échanges de support et par e-mail pendant la durée indiquée à la section 2, les statistiques agrégées qui ne permettent d’identifier personne, et les données déjà transmises à nos sous-traitants jusqu’à la fin de leur propre durée de conservation.

7. Vos droits

Vous pouvez à tout moment :

accéder à vos données et en obtenir une copie ;
les faire rectifier ou effacer ;
demander la limitation de leur traitement ;
vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
obtenir leur portabilité dans un format structuré ;
retirer votre consentement aux cookies, sans que cela affecte ce qui a été fait avant.

Écrivez à hello@getswimlane.com. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe, et pouvons vous demander de confirmer votre identité en cas de doute raisonnable.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (autoriteprotectiondonnees.be), ou de l’autorité de contrôle de votre pays de résidence.

8. Décisions automatisées

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire. Les scores et analyses calculés dans le Service servent à nos clients à organiser leur prospection ; ils ne décident de rien à leur place.

9. Si vos données se trouvent dans le Swimlane d’un client

Nos clients utilisent Swimlane pour gérer leur prospection sur LinkedIn. Lorsqu’un client importe votre profil, échange des messages avec vous ou vous envoie des messages automatisés, c’est ce client qui est responsable du traitement de vos données : il décide de vous contacter et doit vous informer, notamment de la source de vos données. Nous agissons comme son sous-traitant et ne traitons vos données que pour lui.

Exercer vos droits : adressez-vous d’abord au client qui vous a contacté. Si vous nous écrivez à hello@getswimlane.com, nous transmettons votre demande aux clients concernés lorsque nous pouvons les identifier.
Liens suivis : si vous cliquez sur un lien contenu dans un message envoyé avec Swimlane, nous enregistrons pour le client le lien concerné et la date et l’heure du clic, sans conserver votre adresse IP. Votre navigateur est examiné au moment du clic, sans être enregistré, uniquement pour distinguer une personne d’un robot d’aperçu.
Données traitées et durées : décrites dans l’Accord de sous-traitance des données. Nous ne réutilisons pas vos données d’un client à l’autre, ne les vendons pas et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

10. Âge minimum

Swimlane est réservé aux personnes âgées d’au moins 18 ans.

11. Modifications

Nous pouvons modifier la présente politique. La date de mise à jour figure en tête de page ; si un changement vous concerne de manière importante, nous vous prévenons par e-mail avant son entrée en vigueur.

Politique de confidentialité