Deze overeenkomst (de “Verwerkersovereenkomst”) vult de Algemene Voorwaarden aan en maakt er integraal deel van uit. Zij is automatisch van toepassing zodra u Swimlane gebruikt, zonder afzonderlijke ondertekening. Zij wordt gesloten tussen:
- de Klant, die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke (“u”);
- Berenger.dev SRL, Rue Sainte Anne, Termes 8, 6813 Chiny, België, ondernemingsnummer 0787.693.448, die optreedt als verwerker (“wij”).
De begrippen die zijn gedefinieerd in de Algemene Voorwaarden en in Verordening (EU) 2016/679 (de “AVG”) hebben hier dezelfde betekenis. Bij tegenstrijdigheid tussen deze Verwerkersovereenkomst en de Algemene Voorwaarden over gegevensbescherming heeft deze Verwerkersovereenkomst voorrang.
1. Voorwerp en rolverdeling
U beslist wie u prospecteert, welke gegevens u importeert, welke berichten u verzendt en welke automatiseringen u instelt: u bepaalt de doeleinden en de essentiële middelen van de verwerking van de Klantgegevens, en u bent daarvoor verantwoordelijk. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend om u de Dienst te leveren, volgens uw instructies.
Deze Verwerkersovereenkomst heeft geen betrekking op de gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken (uw account, de facturatie, de beveiliging, de gebruiksstatistieken), die worden beschreven in het Privacybeleid.
2. Beschrijving van de verwerking
- Aard en doeleinden: verzameling via LinkedIn op uw instructie, opslag, ordening, verrijking, analyse (ook door artificiële intelligentie), raadpleging, verzending van berichten en uitvoering van acties op LinkedIn, opvolging van interacties, export en verwijdering, uitsluitend met het oog op het leveren van de Dienst.
- Duur: de duur van de overeenkomst, en vervolgens tot de verwijdering van de gegevens overeenkomstig artikel 9.
- Betrokkenen: uw prospects, contacten en LinkedIn-connecties; de personen met wie u berichten uitwisselt; de personen die uw profiel bekijken, interageren met publicaties of u uitnodigingen sturen; de Leden van uw Organisatie.
- Categorieën van gegevens: identiteit en professionele informatie gepubliceerd op LinkedIn (naam, foto, titel, functie, bedrijf, sector, locatie, biografie, LinkedIn-URL en -identificatoren); relatie met u (connectiegraad, uitnodigingen, mogelijkheid om een bericht te sturen); inhoud van gesprekken en berichten; interacties (profielbezoeken, “Vind ik leuk”-reacties, antwoorden, klikken op trackinglinks, zonder IP-adres); gegevens die u aanmaakt (notities, labels, lijsten, pipelinefasen, herinneringen); afgeleide gegevens (engagementscores, overeenstemming met het ideaal klantprofiel, analyses en suggesties gegenereerd door artificiële intelligentie, geschatte taal).
- Bijzondere categorieën: de Dienst is niet bedoeld voor de verwerking van bijzondere categorieën van gegevens (artikel 9 van de AVG) of van gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen. U verbindt zich ertoe dergelijke gegevens niet bewust te importeren.
3. Uw instructies
Wij verwerken de Klantgegevens op basis van uw gedocumenteerde instructies. Die bestaan uit de Algemene Voorwaarden, deze Verwerkersovereenkomst en het gebruik dat u maakt van de functionaliteiten en instellingen van de Dienst. Elke bijkomende instructie moet schriftelijk worden gegeven en verenigbaar zijn met de Dienst.
Als een instructie ons in strijd lijkt met de AVG of met een andere regel inzake gegevensbescherming, brengen wij u daarvan onmiddellijk op de hoogte. Als de wet ons een verwerking oplegt, brengen wij u daarvan op de hoogte voordat wij die uitvoeren, tenzij de wet dit verbiedt.
Wij kunnen de Klantgegevens gebruiken om geaggregeerde en geanonimiseerde statistieken op te stellen om de Dienst te verbeteren. Deze statistieken maken het niet mogelijk u, uw Leden of de betrokkenen te identificeren, en worden nooit gedeeld met een andere klant. Wij hergebruiken de Klantgegevens van een klant niet voor een andere klant, en gebruiken ze niet om modellen voor artificiële intelligentie te trainen.
4. Uw verplichtingen
U garandeert dat de verwerking van de Klantgegevens die u ons toevertrouwt rechtmatig is. U bent met name verplicht om:
- over een rechtsgrond te beschikken voor elke verwerking, in het bijzonder voor prospectie;
- de betrokkenen te informeren overeenkomstig artikel 14 van de AVG, uiterlijk bij uw eerste communicatie met hen, met name met vermelding van de bron van de gegevens;
- hun rechten te respecteren, in het bijzonder hun recht om bezwaar te maken tegen prospectie;
- de regels na te leven die gelden voor commerciële communicatie, alsook de voorwaarden van de platformen die u gebruikt.
5. Vertrouwelijkheid
Alleen de personen die toegang nodig hebben om de Dienst te leveren, te onderhouden of te beveiligen, hebben toegang tot de Klantgegevens. Zij zijn gebonden door een geheimhoudingsplicht.
6. Beveiliging
Wij treffen de passende technische en organisatorische maatregelen die in de bijlage worden beschreven, en die wij kunnen aanpassen zonder het algemene beschermingsniveau ervan te verlagen.
7. Subverwerkers
U verleent ons een algemene toestemming om een beroep te doen op de subverwerkers die zijn vermeld op de pagina Subverwerkers, waarop voor elk van hen het doel, de locatie en het toepasselijke doorgiftemechanisme worden vermeld.
- Wij leggen elke subverwerker contractueel dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen op als die van deze Verwerkersovereenkomst, en blijven tegenover u aansprakelijk voor de nakoming ervan.
- Wij brengen u per e-mail op de hoogte minstens 30 dagen voordat wij een subverwerker toevoegen of vervangen. U kunt daartegen bezwaar maken om een redelijke reden die verband houdt met gegevensbescherming, door binnen die termijn te schrijven naar hello@getswimlane.com. Als wij niet aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen, kunt u kosteloos opzeggen voordat de wijziging in werking treedt; het ongebruikte deel van de betaalde periode van een Abonnement wordt u terugbetaald.
LinkedIn is niet onze subverwerker: het is het platform waarmee u ons vraagt voor uw rekening te interageren, volgens zijn eigen voorwaarden.
8. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte
De Klantgegevens worden gehost in de Europese Unie. Bepaalde subverwerkers kunnen er toegang toe hebben vanuit een derde land of onderworpen zijn aan het recht van een derde land. Elke doorgifte is gebaseerd op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, met name het EU-VS-kader voor gegevensbescherming voor gecertificeerde ondernemingen, of op de door de Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen, zo nodig aangevuld met aanvullende maatregelen.
9. Einde van de verwerking
De Klantgegevens worden verwijderd:
- wanneer u een contact in de Dienst verwijdert, onmiddellijk; de andere elementen die u verwijdert (lijsten, campagnes, doelgroepen, labels…) verdwijnen onmiddellijk uit de Dienst en worden 30 dagen later uit onze database gewist of, voor lijsten, bij de verwijdering van de Organisatie;
- wanneer u uw account of uw Organisatie verwijdert;
- wanneer een Organisatie langer dan 12 maanden gedeactiveerd is, na een waarschuwing die minstens 30 dagen vooraf is verstuurd;
- na afloop van de procedure voor het overstappen naar een andere aanbieder bedoeld in artikel 16 van de Algemene Voorwaarden, na de ophaalperiode;
- als wij stoppen met de exploitatie van Swimlane, na afloop van de termijn van voorafgaande kennisgeving bedoeld in artikel 10 van de Algemene Voorwaarden.
Vóór de verwijdering kunt u uw gegevens ophalen zoals aangegeven in artikel 16 van de Algemene Voorwaarden. De back-ups worden gaandeweg bij hun rotatie gewist, uiterlijk 14 dagen na de verwijdering. Na deze termijnen bewaren wij geen Klantgegevens meer, tenzij de wet ons daartoe verplicht.
10. Bijstand
- Rechten van betrokkenen. Met de Dienst kunt u de gegevens van een persoon raadplegen, corrigeren, exporteren en verwijderen. Als een betrokkene zich rechtstreeks tot ons wendt in verband met Klantgegevens, bezorgen wij u zijn verzoek onverwijld en beantwoorden wij het niet ten gronde zonder uw instructie, behalve om hem te laten weten dat hij zich tot u moet wenden.
- Beveiliging, effectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging. Wij bezorgen u de informatie waarover wij beschikken en die u redelijkerwijs nodig hebt om de artikelen 32 tot 36 van de AVG na te leven.
11. Inbreuken in verband met persoonsgegevens
Wij melden u elke inbreuk in verband met persoonsgegevens die de Klantgegevens treft zonder onredelijke vertraging en uiterlijk 48 uur nadat wij er kennis van hebben gekregen. De melding beschrijft, voor zover mogelijk, de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en registers in kwestie, de waarschijnlijke gevolgen ervan en de genomen of voorgestelde maatregelen. Wij vullen deze informatie gaandeweg aan.
12. Audit
Wij stellen u de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze Verwerkersovereenkomst aan te tonen. Als deze informatie niet volstaat, kunt u, eenmaal per jaar en mits een voorafgaande kennisgeving van 30 dagen, op uw kosten een audit laten uitvoeren, door uzelf of door een onafhankelijke auditor die tot geheimhouding gehouden is, zonder de Dienst te verstoren of toegang te krijgen tot de gegevens van andere klanten. Een bijkomende audit is mogelijk na een inbreuk in verband met persoonsgegevens die u betreft of op verzoek van een toezichthoudende autoriteit.
13. Aansprakelijkheid en duur
De aansprakelijkheid van elke partij op grond van deze Verwerkersovereenkomst volgt de regels van de Algemene Voorwaarden, onverminderd de rechten van de betrokkenen op grond van artikel 82 van de AVG. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing zolang wij Klantgegevens voor uw rekening verwerken.
Bijlage — Technische en organisatorische maatregelen
- Hosting: applicatieservers en database gevestigd in Frankrijk; bestanden opgeslagen in Nederland.
- Versleuteling tijdens de overdracht: alle communicatie met de Dienst en met LinkedIn verloopt via versleutelde verbindingen (TLS).
- Versleuteling in rust van de LinkedIn-toegang: de sessiecookies en het e-mailadres van uw LinkedIn-account worden versleuteld (AES-256-GCM). Uw LinkedIn-wachtwoord wordt niet bewaard, en het opslaan van wachtwoorden is uitgeschakeld in de browsers die wij draaien. Onze servers moeten de sessie kunnen ontsleutelen om in uw naam te handelen: de sleutel wordt gescheiden van de database bewaard, in de configuratie van de servers.
- Wachtwoorden van de Dienst: gehasht opgeslagen.
- Scheiding: de Klantgegevens zijn gekoppeld aan een Organisatie en alleen toegankelijk voor haar Leden; de technische caches in verband met LinkedIn zijn specifiek voor elk gekoppeld account.
- Toegangscontrole: toegang tot de productieomgeving beperkt tot de personen die die nodig hebben, met individuele inloggegevens; de interne statistiektool leest alleen beperkte views, zonder toegang tot inloggegevens of LinkedIn-sessies.
- Minimalisering: geen IP-adres bewaard bij klikken op trackinglinks; technische logs van oproepen naar LinkedIn 7 dagen bewaard; andere technische logs maximaal 12 maanden bewaard.
- Back-ups: dagelijkse back-up van de database, 14 dagen bewaard.
- Beperking van acties: dagelijkse limieten, willekeurige spreiding en tijdvensters voor de acties die op LinkedIn worden uitgevoerd.
- Incidenten: applicatiefouten worden automatisch gemeld; elke inbreuk in verband met persoonsgegevens wordt behandeld en gemeld overeenkomstig artikel 11.